Jumat, 01 Juni 2012

SURAT RESMI


SURAT RESMI

Surat adalah bentuk komunikasi tertulis yang disampaikan untuk tujuan tertentu. Berdasarkan bentuk dan tujuannya, secara umum surat dibedakan atas:
1.      surat pribadi
2.      surat resmi/dinas
3.      surat niaga/perdagangan
Surat resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya.
Bagian-bagian surat resmi:
1.      Kepala/kop surat, terdiri dari
a.           nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
b.           alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c.           logo instansi/lembaga
2.      nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3.      lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4.      hal, berupa garis besar isi surat
5.      tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6.      alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7.      pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8.      isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan
9.      penutup surat
10.   penutup surat, berisi
a. salam penutup
b.  jabatan
c. tanda tangan
d. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11.   . tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiata
Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai bagian dari surat resmi:
Kop Surat
1. Nama instansi tidak disingkat, misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah
2.Kata  jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi  Jalan
dengan J kapital.
3.Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat ,telepon; bukan tilpun, telpun, dan tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp.
4. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan disingkat menjadi Kotpos. Jangan pula mengggunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:),sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan

Tanggal penulisan surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca.

Berikut contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16 Jan 2008


Nomor, lampiran, dan hal surat
Kata  nomor, lampiran, dan  hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No. dan Lamp.

Penulisan Nomor Yang Salah
Penulisan Nomor Yang Benar
Nomer: 110/U/OSIS/2007,-
Nomor: 110/U/OSIS/2007
No: 110/U/OSIS/2007,
No: 110 / U /OSIS / 2007
Nomor: 110/U/OSIS/2007
Nomor: 110.U.OSIS.2007


Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak diakhiri dengan tanda baca. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Penulisan Lampiran Yang Tidak Dianjurkan
Penulisan Lampiran Yang dianjurkan
Lampiran: 1 berkas
Lampiran: Satu berkas

Lamp: 1 (Satu) berkas

Lamp: Satu berkas



Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.

Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan
Penulisan Hal Yang dianjurkan
Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding

Hal : Permohonan izin

Hal : Perpanjangan Izin Penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa
2008

Hal : Perpanjangan izin penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa 2008

Hal : Petunjuk Pembinaan Desa
Tertinggal


Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal



Alamat tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.
1. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
2. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya, bukan huruf kapital semua.
3. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.
5. Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap, tanpa disingkat.
6. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr.,  dr., atau Drs., atau memiliki pangkat seperti kolonel atau  kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr, tidak digunakan.
7. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
9. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.



Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
Penulisan Alamat yang Dianjurkan
KEPADA
Yth. Bpak. Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA

Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemerintah Daerah
Kantor Pemerintah Daerah
Tingkat I
Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2
S u r a b a y a


Salam pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam sejahtera,
Saudara…,
Ibu… yang terhormat,
Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,

Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,

 Isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.

- Contoh bagian pembuka
1. Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba adalah ….
2. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No. 29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.
- Contoh bagian penutup
1. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
2. Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.
- Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian harap maklum.
3. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.
 
pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)
Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
2. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama pengirim surat.       

Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
Penulisan Alamat yang Dianjurkan

1. KEPADA
Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA OSIS

1. Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro
Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2 Surabaya


2. Deby Sukamdani Ketua OSIS


Tembusan (jika diperlukan)
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
1       Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
2. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
2       Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
3       Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan.

Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan

Penulisan Alamat yang Dianjurkan


Tembusan
1. Kepala Sekolah sebagai laporan.
2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan.
3. Ketua OSIS sebagai bahan pertanggungjawaban.


Tembusan
1. Kepala Sekolah
2. Pembina OSIS
3. Ketua OSIS

Mohon maaf apabila ada penulisan titel atau nama”. Kalimat itu biasa kita temukan pada undangan pesta perkawinan. Karena terlalu biasa sehingga tidak pernah kita perhatikan. Padahal, kalimat tersebut mengandung 2 pesan yang hendak disampaikan. Pertama, ketidaktepatan bisa saja terjadi ketika kita menulis titel, sebutan atau nama orang, dan alamat tujuan. Kedua, ketidaktepatan itu rupanya sudah dianggap sebuah kesalahan sehingga perlu minta maaf. Namun, sejauh ini belum pernah terdengar orang marah, lantaran title atau namanya ditulis secara tidak tepat. Apalagi mendengar ada orang diberi sanksi atas kesalahan penulisan tersebut. Barangkali, kesalahan tulis dalam sebuah undangan itu dianggap kecil dan tidak begitu penting, sehingga bisa dimaklumi.
Dalam surat lamaran kerja seringkali ditemukan pula kesalahan atau ketidaktepatan pada penulisan alamat tujuan. Kini persoalannya adalah : apakah kesalahan penulisan tersebut dianggap kecil dan tidak begitu penting, mengingat sifat surat lamaran kerja yang antara lain harus tepat dan benar. Tidak boleh ada kesalahan sekecil apapun. Sebab kesalahan penulisan, sekecil apapun, menunjukkan keteledoran atau ketidaktelitian. Tentunya ini akan berimbas pada si penulis. Dipastikan si penulis atau dalm hal ini si pelamar kerja dicap sebagai orang yang teledor. Orang yang tidak teliti. Nah, kalau sudah begini, mana ada perusahaan atau kantor yang sudi mengangkatnya sebagai karyawan.
Penulisan :”Kepada yth PO Box 007 JKB” adalah salah satu contoh yang salah. Kesalahan itu bisa terjadi kemungkinan karena pelamar terfokus pada bunyi iklan yang ia baca. ‘Kirimkan berkas surat lamaran anda ke PO Box 007 JKB’ sehingga otomatis ia menulis seperti kalimat penulisan tersebut. Apabila pelamar sedikit berhati-hati, maka ia akan berpikir bahwa kata ‘kepada’ apalagi ditambahi ‘yth’ pasti menunjuk pada orang. Sedangkan PO Box 007 JKB adalah bukan orang, akan tetapi sekedar pengganti sebuah alamat. Kita pasti akan tersenyum jika kalimat diatas sedikit dirubah menjadi ‘Kepada yth Jl Jenderal Sudirman xx, Yogyakarta’. Lantas? Ya hjarus dikembalikan pada aturan yang benar. ‘Kepada’ diikuti oleh orang atau pengganti orang, dan PO Box 007 JKB diperlakukan sebagaimana mestinya yaitu sebagai sebuah alamat. Ungkapan berikut ini barangkali akan terasa lebih tepat:
Kepada:
yth Bapak/Ibu Kepala Personalia
d.a PO Box 007 JKB
Berikut ini contoh lain penulisan alamat tujuan yang juga dianggap kurang tepat: Kepada:
Yth Soetopo SE MM
Kepala Personalia
Bank Samiun
Jl Jenderal Sudirman xx
Yogyakarta 3344
Atau,
Kepada:
Ketua Tim Seleksi
Bank Samiun
Jl Jenderal Sudirman xx
Yogyakarta 3344
Jika dilihat dari aturan baku penulisan surat resmi dan aturan bahasa Indonesia (EYD) maka sebenarnya kedua contoh diatas adalah baik dan benar. Namun, bila dilihat dari kacamata penulisan surat lamaran kerja, contoh-contoh diatas kurang tepat. Penulisan Soetopo SE MM pada contoh pertama, dan Ketua Tim Seleksi pada contoh kedua yang tanpa sebutan Bapak, dianggap sudah keluar dari etika budaya. Nranyak, orang Jawa bilang. Bagaimanapun juga pelamar kerja sebagai pihak pemohon tidak memiliki kesejajaran dengan pihak pemberi pekerjaan. Semoga bermanfaat.
(sumber: SKH Kedaulatan Rakyat )


Tidak ada komentar: