SURAT RESMI
Surat adalah bentuk komunikasi
tertulis yang disampaikan untuk tujuan tertentu. Berdasarkan bentuk dan
tujuannya, secara umum surat dibedakan atas:
1.
surat pribadi
2.
surat resmi/dinas
3.
surat niaga/perdagangan
Surat resmi adalah surat yang
disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi
lainnya.
Bagian-bagian surat resmi:
1.
Kepala/kop surat, terdiri
dari
a.
nama instansi/lembaga,
ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
b.
alamat instansi/lembaga,
ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c.
logo instansi/lembaga
2.
nomor surat, yakni urutan
surat yang dikirimkan
3.
lampiran, berisi lembaran
lain yang disertakan selain surat
4.
hal, berupa garis besar isi
surat
5.
tanggal surat (penulisan di
sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6.
alamat yang dituju (jangan
gunakan kata kepada)
7.
pembuka/salam pembuka
(diakhiri tanda koma)
8.
isi surat
Uraian isi
berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan
9.
penutup surat
10.
penutup surat, berisi
a. salam penutup
b. jabatan
c. tanda tangan
d. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11.
. tembusan surat, berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiata
Berikut adalah penjelasan lebih rinci
mengenai bagian dari surat resmi:
Kop
Surat
1. Nama instansi tidak disingkat,
misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah
2.Kata jalan tidak
disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan
dengan J kapital.
3.Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat ,telepon; bukan tilpun, telpun,
dan tidak disingkat menjadi Telp atau
Tlp.
4. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan disingkat menjadi Kotpos. Jangan pula mengggunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5. Kata telepon dan
kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:),sedangkan nomor-nomor yang
mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan
tiga angka karena bukan merupakan
Tanggal
penulisan surat
Tanggal surat ditulis lengkap,
yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang diawali
huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah
tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut
contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari
2008
16 -01-2008
16 Jan 2008
Nomor, lampiran, dan hal
surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis
dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang
ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat
asas dengan No. dan Lamp.
Penulisan Nomor Yang Salah
|
Penulisan Nomor Yang Benar
|
Nomer: 110/U/OSIS/2007,-
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
No: 110/U/OSIS/2007,
|
No: 110 / U /OSIS / 2007
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
Nomor: 110.U.OSIS.2007
|
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti
tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang
ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak diakhiri dengan tanda baca.
Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan Lampiran Yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Lampiran Yang dianjurkan
|
Lampiran: 1 berkas
|
Lampiran: Satu berkas
|
Lamp: 1 (Satu) berkas
|
Lamp: Satu berkas
|
Kata hal diikuti
oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf
kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok surat
hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.
Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Hal Yang dianjurkan
|
Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding
|
Hal : Permohonan izin
|
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa
2008
|
Hal : Perpanjangan izin penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa 2008
|
Hal : Petunjuk Pembinaan Desa
Tertinggal
|
Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal
|
Alamat
tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut
perlu diperhatikan.
1.
Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan
si pemilik nama menulis namanya.
2.
Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
unsurnya, bukan huruf kapital semua.
3. Penulisan alamat surat juga
harus cermat, lengkap, dan informatif.
.
Untuk menyatakan yang terhormat pada
awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.
Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan
kata kepada sebelum nama diri tidak
diperlukan karena kepada merupakan
kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga
tidak perlu memakai kata dari yang
menyatakan asal.
5.
Kata Saudara ditulis dengan
disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap, tanpa disingkat.
6.
Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr.,
atau Drs., atau memiliki pangkat
seperti kolonel atau kapten,
kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr, tidak
digunakan.
7.
Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak
berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8.
Kata jalan pada alamat surat tidak
disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya
diantarai dengan tanda koma.
9.
Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang Dianjurkan
|
KEPADA
Yth. Bpak. Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
|
Kepala
Biro Tata Usaha
Kantor Pemerintah Daerah
Kantor Pemerintah Daerah
Tingkat I
Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2
S u r a b a y a
|
Salam
pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam sejahtera,
Saudara…,
Ibu… yang terhormat,
Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,
Isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi
bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.
- Contoh bagian pembuka
1. Pada tanggal 5 Februari
2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba adalah ….
2. Pernyataan Saudara yang
tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No. 29/Pr./H/I/2007 akan
kami jawab sebagai berikut.
- Contoh bagian penutup
1. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
2. Demikian permohonan kami.
Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.
- Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:
1. Atas perhatiannya,
diucapkan terima kasih.
2. Demikian harap maklum.
3. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu
terima kasih.
pengirim surat (tanda
tangan, nama terang, dan jabatan)
Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Nama tidak perlu ditulis
dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf
pertama tiap unsurnya.
2. Nama tidak perlu diberi
tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama pengirim surat.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang Dianjurkan
|
1. KEPADA
Yth. Bpak. Drs. Sukoco
Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA OSIS
|
1. Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro
Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2 Surabaya
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
|
Tembusan (jika diperlukan)
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
1 Jika
tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
2. Pihak yang diberi
tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
2 Dalam
tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk
laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
3 Dalam
tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau
pertinggal karena setiap surat resmi
pasti ada tembusan.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang Dianjurkan
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah sebagai laporan.
2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan.
3. Ketua OSIS sebagai
bahan pertanggungjawaban.
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah
2. Pembina OSIS
3. Ketua OSIS
|
Mohon maaf apabila ada
penulisan titel atau nama”. Kalimat itu biasa kita temukan pada undangan pesta
perkawinan. Karena terlalu biasa sehingga tidak pernah kita perhatikan.
Padahal, kalimat tersebut mengandung 2 pesan yang hendak disampaikan. Pertama,
ketidaktepatan bisa saja terjadi ketika kita menulis titel, sebutan atau nama
orang, dan alamat tujuan. Kedua, ketidaktepatan itu rupanya sudah dianggap
sebuah kesalahan sehingga perlu minta maaf. Namun, sejauh ini belum pernah
terdengar orang marah, lantaran title atau namanya ditulis secara tidak tepat.
Apalagi mendengar ada orang diberi sanksi atas kesalahan penulisan tersebut.
Barangkali, kesalahan tulis dalam sebuah undangan itu dianggap kecil dan tidak
begitu penting, sehingga bisa dimaklumi.
Dalam surat lamaran kerja
seringkali ditemukan pula kesalahan atau ketidaktepatan pada penulisan alamat
tujuan. Kini persoalannya adalah : apakah kesalahan penulisan tersebut dianggap
kecil dan tidak begitu penting, mengingat sifat surat lamaran kerja yang antara
lain harus tepat dan benar. Tidak boleh ada kesalahan sekecil apapun. Sebab
kesalahan penulisan, sekecil apapun, menunjukkan keteledoran atau
ketidaktelitian. Tentunya ini akan berimbas pada si penulis. Dipastikan si
penulis atau dalm hal ini si pelamar kerja dicap sebagai orang yang teledor.
Orang yang tidak teliti. Nah, kalau sudah begini, mana ada perusahaan atau
kantor yang sudi mengangkatnya sebagai karyawan.
Penulisan :”Kepada yth PO
Box 007 JKB” adalah salah satu contoh yang salah. Kesalahan itu bisa terjadi
kemungkinan karena pelamar terfokus pada bunyi iklan yang ia baca. ‘Kirimkan
berkas surat lamaran anda ke PO Box 007 JKB’ sehingga otomatis ia menulis
seperti kalimat penulisan tersebut. Apabila pelamar sedikit berhati-hati, maka
ia akan berpikir bahwa kata ‘kepada’ apalagi ditambahi ‘yth’ pasti menunjuk
pada orang. Sedangkan PO Box 007 JKB adalah bukan orang, akan tetapi sekedar
pengganti sebuah alamat. Kita pasti akan tersenyum jika kalimat diatas sedikit
dirubah menjadi ‘Kepada yth Jl Jenderal Sudirman xx, Yogyakarta’. Lantas? Ya
hjarus dikembalikan pada aturan yang benar. ‘Kepada’ diikuti oleh orang atau
pengganti orang, dan PO Box 007 JKB diperlakukan sebagaimana mestinya yaitu
sebagai sebuah alamat. Ungkapan berikut ini barangkali akan terasa lebih tepat:
Kepada:
yth Bapak/Ibu Kepala Personalia
d.a PO Box 007 JKB
Berikut ini contoh lain penulisan alamat tujuan yang
juga dianggap kurang tepat: Kepada:
Yth Soetopo SE MM
Kepala Personalia
Bank Samiun
Jl Jenderal Sudirman xx
Yogyakarta 3344
Atau,
Kepada:
Ketua Tim Seleksi
Bank Samiun
Jl Jenderal Sudirman xx
Yogyakarta 3344
Jika dilihat dari aturan
baku penulisan surat resmi dan aturan bahasa Indonesia (EYD) maka sebenarnya
kedua contoh diatas adalah baik dan benar. Namun, bila dilihat dari kacamata
penulisan surat lamaran kerja, contoh-contoh diatas kurang tepat. Penulisan
Soetopo SE MM pada contoh pertama, dan Ketua Tim Seleksi pada contoh kedua yang
tanpa sebutan Bapak, dianggap sudah keluar dari etika budaya. Nranyak, orang
Jawa bilang. Bagaimanapun juga pelamar kerja sebagai pihak pemohon tidak
memiliki kesejajaran dengan pihak pemberi pekerjaan. Semoga bermanfaat.
(sumber: SKH Kedaulatan Rakyat )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar